Für Verkehrsunternehmen steht die Gewinnung neuer Aufträge im Mittelpunkt ihrer Strategie.

Ausschreibungen sind ein ernsthafter Teil ihres Geschäfts – viele Unternehmen bieten an und nur eines gewinnt. Es gibt keinen zweiten Platz. Sie können entweder Aufträge für neue Strecken, Verbünde oder Gebiete gewinnen oder die Ausschreibung verlieren.

In vielen Fällen kann der Unterschied zwischen dem höchsten und dem niedrigsten Bieter zwischen 1 % und 5 % liegen. Spielen dann optimierungsbedingte Einsparungen eine Rolle? Ja, in der Tat.

Bevor wir auf einige Tipps und Tricks für die Angebotsabgabe bei Transportgeschäften eingehen, lassen Sie uns über einige grundlegende Schritte sprechen, die Sie bei der Vorbereitung Ihres Gebots berücksichtigen sollten:

Sammlung: Während dieser Phase ist es Ihr Ziel, so viele Daten wie möglich zu erhalten, so dass das von Ihnen zu erstellende Angebot auf genauen Informationen basiert.

Annahmen: Sobald Sie die Phase der Datenerfassung abgeschlossen haben, müssen Sie möglicherweise bestimmte Annahmen bezüglich der fehlenden Daten treffen – von genauen Fahrplänen zu pünktlichen Leistungsniveaus, Depotstandorten und mehr.

Die Kreativität: Versuchen Sie bei der Durchsicht der von Ihnen gesammelten Daten neue Wege, sich das Material anzuschauen. Dies kann alles sein, von der Verwendung einer Variation der Arbeitsregelungen (z.B. längere Pausen anbieten oder deren Häufigkeit ändern) oder Neubildung von Routen zwischen bestehenden Depots.

Ausführen mehrerer Szenarien: In diesem Stadium besteht Ihr Ziel darin, so viele Was-wäre-wenn-Szenarien, um die besten Optionen zu entdecken und die Erkenntnisse, die Sie für ein erfolgreiches Gebot benötigen.

Da sich viele unserer Kunden bei der Bewerbung um Ausschreibungen (und letztendlich dem Zuschlag) auf unsere Fachkenntnisse verlassen, dachten wir, dass wir einiges von dem, was wir hier gelernt haben, für Sie zusammenfassen:

1. Vergessen Sie nicht die Probefahrt: Nehmen Sie den Bus

Einer der besten Ratschläge, die wir erhalten haben, kam von einem erfahrenen Zeitplaner. Er erzählte uns, dass er, bevor er ein Gebot abgibt, darauf achtet, den Bus in diesem Netz zu nehmen, in ihm von einem Ende zum anderen zu fahren und zu sehen, wie es den Fahrgästen geht, wo die Depots sind, ob es Probleme mit der Pünktlichkeit gibt, ob die Fahrgäste zu dicht gedrängt stehen usw. Auf diese Weise erhalten Sie bereits vor dem Hochladen des ersten Datensatzes ein intuitives Verständnis der Realitäten des bestimmten, neu ausgeschriebenen Netzes.

2. Versetzen Sie sich in die Lage der Wettbewerber

Ausschreibungen sind per Definition ein Wettbewerb. Sie versuchen, selbst das bestmögliche Angebot abzugeben – und genau das Gleiche versuchen Ihre Konkurrenten auch. Versuchen Sie, ihre Gebote zu modellieren, indem Sie ihre Depots, Arbeitsregeln und andere Variablen beobachten. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Szenario zu erstellen, das die die Vorzüge der Konkurrenz, ihre Methoden und vieles mehr beinhaltet, so dass Sie eine fundierte Vorstellung davon bekommen, was die Wettbewerber anbieten werden. Dieser Prozess kann Ihnen eine hervorragende Ausgangslage für eine kreative Fahrplanerstellung und Planung verschaffen.

3. Beherrschen Sie die relevanten arbeitsbezogenen Regeln, untersuchen Sie mögliche Änderungen

wenn das Mitbieten für Neugeschäft wichtig für Sie ist. Einer der übrigen Schritte sollte sein, die Informationen über Tarifverträge zu erhalten und sie sinnvoll zu nutzen. Gibt es mehrere Tarifverträge, die über verschiedene Gruppen hinweg optimiert werden müssten? Vielleicht noch wichtiger: Können Sie bei diesen Tarifverträge und anderen Arbeitsvorschriften kreativ sein? Sie können in Erwägung ziehen, verschiedene Pausen, Dienstpläne und mehr anzubieten, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Fortschrittliche Plattformen ermöglichen es Ihnen, die gesamten Kosten des Besatzungsplans (Runcut) genau zu modellieren und gleichzeitig die Einhaltung der Tarifverträge zu gewährleisten, ohne dass manuelle Bearbeitungen zur Sicherstellung der Einhaltung erforderlich sind.   Sehen Sie sich hierzu die Wiederholung unseres Webinars an: Einsatzplanung der nächsten Generation mit Optibus bei Nassau Inter-County Express

watch our webinar replay:

Next Generation Scheduling With Optibus at Nassau Inter-County Express

4. Depots können optimiert werden

In vielen Fällen hat der Standort des Depots einen großen Einfluss auf die Planungsergebnisse. Schlecht gelegene Depots können zu längeren Leerfahrten führen, die wiederum die Kosten erheblich erhöhen. Unserer Erfahrung nach kann es zu überraschenden Ergebnissen führen, wenn man bei der Zuweisung von Routen zu Depots über den Tellerrand hinausschaut. Wenn beispielsweise zehn Routen von Depot A und zehn weitere von Depot B ausgehen, kann die Neuzuweisung von Routen zu Depots die Leerlaufzeiten so weit reduzieren, dass sie den Unterschied zwischen Sieg und Niederlage der Ausschreibung ausmachen können. Eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, zu prüfen, ob Sie Mittagsdepots hinzufügen können, z.B. durch Hinzufügen eines Standorts in der Innenstadt, wo Busse mitten am Tag für eine begrenzte Zeit parken können. Dies kann lange Leerfahrten ersparen (und bessere Pausenmöglichkeiten für die Fahrer schaffen), was Ihnen einen besseren Angebotspreis für die jeweilige Ausschreibung ermöglichen kann.

5. Optimieren Sie Entlastungsfahrzeuge und entdecken Sie weitere Entlastungspunkte

Die Optimierung von Entlastungsfahrzeugen kann sich für Ihren Angebotspreis als sehr nützlich erweisen. Häufig müssen Fahrer herumgefahren werden, um zu einem zugewiesenen Fahrzeug zu gelangen oder von dort zurückgeholt zu werden. Dies kann zu Fuß, mit dem Bus als Fahrgast oder mit einem speziellen Hilfsfahrzeug erfolgen. Heutige Planungs- und Fahrplan-Optimierungsplattformen identifizieren suboptimale Punkte in den Fahrplänen von Entlastungsfahrzeugen schneller und können bessere Paarungen zusammenstellen. Das führt zu verbesserten Pausen für Fahrerinnen und Fahrer, weniger Leerfahrten und unterm Strich zu deutlich besseren Fahrplänen. Manchmal kann das Hinzufügen von weiteren Fahrgastplätzen auf stark frequentierten Strecken, einer/s engagierten ZusatzfahrersIn oder die Möglichkeit, Leerfahrten für Entlastungen zu nutzen, enorme Fahrplanverbesserungen bewirken. Darüber hinaus sollten Sie, genau wie Sie nach neuen Mittagsdepots gesucht haben, versuchen neue Entlastungspunkte zu entdecken. Sie sollten so zentral sein, dass sie leicht und schnell zu erreichen sind und sich in einem Gebiet befinden, durch das viele Buslinien verlaufen. Dies kann ihre Entlastungskosten und Ihre Effizienz erheblich verbessern und auch das Leben ihrer FahrerInnen verbessern.

6. Erwägen Sie eine Änderung Ihrer "Fahrplangewohnheiten"

Verkehrsverbünde und Betreiber erstellen schon lange Fahrpläne. Viele Fahrplanentscheidungen sind das Ergebnis tief verwurzelter “Gewohnheiten”. Einige Planungsregeln im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften und Arbeitsvereinbarungen können nicht geändert werden. Dennoch können einige Regeln geändert werden – und sollten es auch. Ein Überdenken der Planungspraktiken durch das Testen mehrerer Szenarien mit Variationen bestimmter Präferenzen lässt vermuten, dass eine gewisse Flexibilität – z.B. das Zulassen von Umstellungen oder das Hinzufügen von Entlastungsfahrten, die die Aufteilung der Schichten reduzieren – zu neuen Einsparungen führen kann. Die Entscheidung, welche dieser Varianten für das Angebot die richtige ist, kann Ihnen mehr Handlungsspielraum verschaffen.

7. Nutzen Sie Effizienz-Benchmarks, um Ihre Optionen zu verstehen

Die Optibus-Plattform zeigt eine Vielzahl von KPIs für jedes Planungsszenario, mit einem besonderen Schwerpunkt auf effizienzbezogene Metriken. Ein Blick auf das Verhältnis von bezahlten Stunden zu Erlösstunden kann etwas Licht auf die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe werfen. Die bezahlten Stunden spiegeln die Anzahl der Stunden wider, für die die FahrerInnen bezahlt werden, während die Erlösstunden die Anzahl der Stunden widerspiegeln, die die FahrerInnen mit dem Fahren von Passagieren verbracht haben (manchmal schließt dies Leerfahrten/Pausenzeiten usw. ein). Ein schlechtes Verhältnis im Vergleich zu Ihren anderen Operationen kann darauf hinweisen, dass der Fahrplan und das Angebot verbessert werden sollten. Wenn das Verhältnis nicht gut ist, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, warum und versuchen Sie, die Ursachen, die zu diesen Problemen geführt haben zu identifizieren.

8. FahrerInnen-Zufriedenheit nicht vergessen

Die Zufriedenheit der FahrerInnen hängt von der Zahl der qualitativ hochwertigen Aufgaben und Dienstpläne ab; weniger Kurzschichten, weniger geteilte Schichten, weniger Teilstrecken, mehr Pausen an gewünschten Standorten etc. Durch den Einsatz neuer Technologien ist es einfacher, den FahrernInnen eine bessere Arbeitsqualität zu bieten, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen. Diese neuen Funktionen zur Fahrplan- und Dienstplanoptimierung tragen dazu bei, Überstunden, Müdigkeit und Burn-out zu kontrollieren und das Risiko eines FahrerInnen-Mangels zu mindern. Darüber hinaus kann allein die Reduzierung von Überstunden oder vertraglicher Mindestarbeitszeit den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem erfolglosen Angebot ausmachen.

9. Spielen Sie die Karte der Fahrgastzufriedenheit aus

Die Automatisierung und die Geschwindigkeit, die Planungs- und Dispositionsplattformen der nächsten Generation mit sich bringen, ermöglichen es den Verbünden und Betreibern, mehr Zeit, die zuvor für betriebliche Arbeiten aufgewendet wurde (Linienzuschnitt, Blockbildungen, Dienstplanerstellung), auf das Fahrgasterlebnis (Bedarfsanalyse, Verbesserung der Frequenzen, Infrastruktur usw.) umzuverteilen. Zusätzlich zum Überdenken von Frequenzen und Fahrzeugtypen können sich die Betreiber nun verstärkt auf die Verbesserung der On-Time Performance (OTP) konzentrieren. OTP wird vom Verkehrsverbund definiert und liegt in der Regel zwischen 85% und 90%. OTP oder wie sie vom Fahrgast wahrgenommen wird – Zuverlässigkeit – ist entscheidend für die Verbesserung der Fahrgastzahlen und des Fahrgasterlebnisses. Bessere Pünktlichkeit bedeutet kürzere Verweilzeiten und Busbündelung sowie einen verbesserten Fahrgastservice. Wenn Sie die Pünktlichkeit verbessern wollen, sollten Sie dies unbedingt in Ihrem Angebot herausstellen.

10. Vergleichen, vergleichen und nochmals vergleichen

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von Plattformen der nächsten Generation, um viele Szenarien zu modellieren. Versuchen Sie, mindestens drei Szenarien zu modellieren und vergleichen Sie sie anschließend nicht nur hinsichtlich der Effizienz. Wenn z.B. ein Szenario eine höhere Effizienz vorschlägt, aber gleichzeitig viele Umsteigevorgänge vorsieht, erhöhen Sie auch das Risiko von Verspätungen, weil die FahrerInnen häufig den Bus wechseln. Daher kann ein Szenario mit weniger Umsteigevorgängen das bessere Szenario sein. Weitere Faktoren, die sie auch berücksichtigen sollten, sind: Anzahl der Leerfahrten, Leerfahrtenkilometer, Zwischenstopps, Anzahl der Fahrgastwechsel, Anzahl der Umsteigevorgänge, die Verteilung der bezahlten Zeit, die Gesamtzahl der Stunden, die die Fahrer im Taxi verbringen, und vieles mehr.

11. Die Innovationskarte ausspielen

Wenn Sie ein fortschrittliches System wie Optibus verwenden, hat Ihr Angebot das Potenzial, der ausschreibenden Behörde bessere und modernere Planungs- und Terminierungseinsichten sowie Daten zur Verbesserung des Fahrgasterlebnisses zu liefern. Heute arbeiten PTAs und PTOs zusammen, aber in Silos; PTAs planen und weisen die Fahrzeuge zu (Fahrzeugdisposition) und sobald das erledigt ist, weisen PTOs die Fahrer zu (Fahrerdisposition) und erstellen die Dienstpläne. Diese sequentielle Praxis schafft gute, brauchbare Fahrpläne, aber die heutige Technologie ermöglicht noch bessere Fahrpläne, wenn nur PTAs und PTOs zusammenarbeiten. Achten Sie darauf, diese Transparenz- und Innovationskarte auszuspielen und zeigen Sie dem Verkehrsverbund, für dessen Ausschreibung Sie ein Angebot abgeben, welche Vorteile die Annahme dieses Angebots für den Verbund mit sich bringen wird. Ein Beispiel dafür könnte ein PTA sein, der für eine bestimmte Frequenz/Strecke plant und einen festen Zeitplan (und Blöcke) an die PTO sendet. Wenn diese Anforderungen frühzeitig mit der PTO geteilt werden, kann manchmal eine kleine Verschiebung im Zeitplan zu großen möglichen Einsparungen führen und weniger Fahrzeuge für den Betrieb auf der PTO-Seite erforderlich machen. Wenn die PTO eine Reihe von betrieblichen Zwängen teilt, mit denen sie konfrontiert ist, können beide Parteien gemeinsam die besten Routen, Fahrpläne, Frequenzen und den optimalen Einsatz von Fahrzeugen und FahrernInnen für das optimale Angebot für die jeweilige Ausschreibung ermitteln.

Schlussfolgerung:

Viele ÖPNV-Betreiber klagen darüber, dass das Bieterverfahren bei Ausschreibungen zu lange dauert. Es ist ein so zeitintensiver und aufwendiger Prozess, dass sich manche Unternehmen nicht an allen für sie in Frage kommenden Ausschreibungen beteiligen, weil ihnen die dafür erforderlichen  Fahrplan-Planungsressourcen fehlen. Umlauf- und Dienstplanungsplattformen der nächsten Generation bieten eine ziemlich schnelle Lösung und lösen immer öfter alte und manchmal ungenaue, zeitraubende Dispositionspraktiken ab. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Cloud Computing und KI können Betreiber ihre Angebote besser vorbereiten, optimierte Zeit- und Dienstpläne entwickeln, die die Betriebskosten erheblich senken, konkurrierende Angebote leicht modellieren und die Auswirkungen verschiedener Szenarien auf die KPIs schnell und klar sichtbar machen. Am wichtigsten ist jedoch, dass diese Tools eine bessere operative Kontrolle bieten und das Risiko minimieren, eine Ausschreibung zu gewinnen, die am Ende mehr kostet als sie einbringt.